Leads fehlerfrei in Waalaxy importieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Was es bedeutet, Leads in Waalaxy zu importieren

Leads in Waalaxy zu importieren heißt, die Personen, die du kontaktieren willst, in das Tool aufzunehmen, damit die Kampagnen anschließend mit ihnen arbeiten. Das geht über eine CSV-Datei, eine LinkedIn-Suche oder eine Sales-Navigator-Suche. Wenn der Import schiefgeht, leidet die ganze Kampagne darunter – also besser gleich richtig machen.

Die gute Nachricht: Der Prozess ist einfach. Die schlechte: Die meisten Fehler passieren im Detail, vor allem bei der CSV. Gehen wir es der Reihe nach an.

Warum ein sauberer Import zählt

Wenn du es selbst ausprobieren willst: Erstelle dir ein kostenloses Waalaxy-Konto und folge den Schritten beim Lesen.

Waalaxy arbeitet mit LinkedIn-Profilen. Um eine Einladung zu senden, braucht es den exakten Link zum Profil der Person. Ist der Link falsch, findet das Tool niemanden. Ist der Name falsch, kommt die personalisierte Nachricht mit Fehlern heraus. Gibt es Duplikate, verschwendest du Einladungen für dieselbe Person gleich zweimal.

Ein sauberer Import ist der Unterschied zwischen einer Kampagne, die von selbst läuft, und einer, bei der du den halben Vormittag damit verbringst, Chaos zu beheben. Deshalb nehme ich mir die Zeit, die Liste in Ordnung zu bringen, bevor ich irgendetwas anderes anfasse.

Die Import-Methoden

Waalaxy lässt dich Leads aus mehreren Quellen importieren, und jede hat ihren Moment.

1. Über eine LinkedIn-Suche

Das ist die schnellste Methode, wenn du noch keine eigene Liste hast. Du machst eine normale Suche auf LinkedIn, zum Beispiel „Marketing-Verantwortliche in Madrid", und kopierst die URL der Ergebnisseite. Diese URL fügst du in Waalaxy ein, und das Tool extrahiert die Profile, die dort erscheinen.

Es gibt eine Grenze: Ohne Premium-Account zeigt dir LinkedIn nur die ersten Ergebnisseiten, sodass die Zahl der Profile, die du auf diesem Weg herausziehen kannst, begrenzt ist. Trotzdem reicht es für den Anfang völlig.

2. Über Sales Navigator

Wenn du LinkedIn Sales Navigator hast, ist der Weg ähnlich, aber mit mehr Power. Du kannst eine gespeicherte Suche importieren oder direkt die URL einer Sales-Navigator-Suche einfügen. Der Vorteil: Sales Navigator lässt dich deutlich präziser filtern – nach Branche, Unternehmensgröße oder Position.

Das ist die Methode, die ich empfehle, wenn du es mit dem Prospecting ernst meinst. Die Qualität der Liste, die du bekommst, ist mit einer normalen Suche nicht zu vergleichen.

3. Über eine CSV-Datei

Die CSV ist der Joker. Wenn du bereits eine eigene Datenbank hast, eine Liste aus einem anderen Tool oder eine Tabellenkalkulation mit Kontakten, lädst du sie hoch und fertig. Es ist die leistungsfähigste Methode, weil du nicht davon abhängig bist, was LinkedIn dich sehen lässt.

Sie ist aber auch diejenige, die am ehesten scheitert, wenn die Datei nicht richtig vorbereitet ist. Dem widme ich den nächsten Abschnitt komplett.

4. Aus anderen Quellen

Waalaxy erlaubt außerdem den Import von Personen, die auf einen LinkedIn-Beitrag kommentiert oder reagiert haben, von Teilnehmern eines Events oder von Mitgliedern einer Gruppe. Das sind speziellere Quellen, aber sehr nützlich, wenn du Leute ansprechen willst, die bereits Interesse an einem bestimmten Thema gezeigt haben.

So importierst du eine CSV Schritt für Schritt

Das ist der Ablauf, den ich selbst nutze und der dir Ärger ersparen wird.

1. Bereite die Spalten vor

Die CSV braucht eine Spalte pro Datum, getrennt durch Kommas. Die wichtigen Spalten sind Vorname, Nachname und vor allem die URL des LinkedIn-Profils. Ohne die Profil-URL kann Waalaxy nichts anfangen, denn sie ist das Datum, mit dem die Person lokalisiert wird.

Du kannst weitere Spalten ergänzen, wenn du willst: Unternehmen, Position, E-Mail. Je mehr du aufnimmst, desto mehr Variablen hast du für personalisierte Nachrichten. Aber die URL darf auf keinen Fall fehlen.

2. Achte auf das Format

Nutze die erste Zeile für die Spaltennamen und stelle sicher, dass die Datei im UTF-8-Format gespeichert ist. Wenn du Excel auf Spanisch verwendest, fügt der Export unter Umständen Semikolons als Trennzeichen ein statt Kommas – und das bricht den Import. Prüfe das Trennzeichen, bevor du hochlädst.

Achtung bei Sonderzeichen. Namen mit Akzenten oder dem spanischen Ñ werden korrekt importiert, wenn die Datei in UTF-8 vorliegt. Siehst du kryptische Symbole statt Akzenten, stimmt das Format nicht.

3. Lade die Datei in Waalaxy hoch

Im Leads-Bereich von Waalaxy wählst du „Importieren" und die Datei aus. Das Tool zeigt dir eine Vorschau, damit du prüfen kannst, ob die Spalten richtig zugeordnet wurden, bevor du bestätigst. Genau hier solltest du kontrollieren, dass die Spalte mit der Profil-URL als solche erkannt wurde.

4. Prüfe und bereinige die Liste

Nimm dir nach dem Import eine Minute für die Kontrolle. Achte darauf, dass es keine Duplikate gibt, dass die URLs sauber laden und dass die Zahl der Leads deinen Erwartungen entspricht. Wenn etwas nicht stimmt, ist es jetzt leichter zu beheben als mitten in der Kampagne.

Die häufigsten Fehler

Fehler Nummer eins ist, die URL des LinkedIn-Profils nicht in die CSV aufzunehmen. Ohne sie bleibt der Import stecken oder schlägt direkt fehl.

Der zweite ist das falsche Trennzeichen. Ich habe es schon gesagt, aber es ist so häufig, dass es sich lohnt, es zu wiederholen. Eine CSV, die Excel mit Semikolons statt Kommas exportiert hat, lässt sich nicht sauber importieren.

Der dritte sind Duplikate. Wenn deine Liste aus mehreren Quellen stammt, kommt es schnell vor, dass eine Person doppelt auftaucht. Waalaxy verbraucht pro Lead Einladungen, also kosten dich Duplikate unnötig Credits.

Der vierte ist, die Vorschau zu überspringen. Sie ist der Filter, der dich vor den drei Fehlern davor bewahrt, und viele überspringen sie aus Zeitdruck.

Was du nach dem Import tust

Mit geladener Liste ist der nächste Schritt, die Kampagne zu erstellen und zu starten. Die komplette Mechanik erkläre ich in meinem Artikel zu was Waalaxy ist und wie es funktioniert, aber hier die Kurzfassung: Du erstellst eine Kampagne mit dem visuellen Editor, legst fest, welche Aktionen auf welche Leads ausgeführt werden, und lässt sie laufen.

Prüfe vor dem Start, dass die Zahl der Einladungen, die du verschicken willst, dein Limit nicht überschreitet. Der kostenlose Waalaxy-Plan enthält 50 Einladungen pro Monat. Wenn du also zweihundert Leads importiert hast, läuft die Kampagne nach und nach und ein Teil der Liste bleibt für den nächsten Monat. Das ist kein Fehler, sondern das Limit, das seine Arbeit tut.

Fazit

Leads in Waalaxy zu importieren ist ein einfacher Prozess, aber die meisten Fehler vermeidet man, bevor man den Import-Button drückt. Eine Liste mit korrekter Profil-URL, ohne Duplikate und im richtigen Format ist neunzig Prozent der Arbeit.

Nimm dir diese Minuten, um die CSV vorzubereiten oder die Sales-Navigator-Suche gut zu wählen. Du wirst es dir danken, wenn die Kampagne von selbst läuft und du unterwegs nichts korrigieren musst.

Wenn du noch kein Konto hast, kannst du Waalaxy kostenlos testen und noch heute deinen ersten Import machen.

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