Was ist Aircall und wie funktioniert es: der komplette Leitfaden 2026

Was ist Aircall? Die Kurzfassung

Aircall ist eine virtuelle Cloud-Telefonanlage für Vertriebs- und Supportteams. Du kannst aus dem Browser oder vom Handy aus anrufen, jedes Gespräch aufnehmen und transkribieren, alles mit deinem CRM verbinden und die Leistung jedes Agents in Echtzeit messen. Der Einstiegsplan kostet 30 Dollar pro Lizenz und Monat.

Was ist Aircall?

Aircall ist ein Cloud-Telefonsystem, was wir früher virtuelle Telefonanlage nannten, gemacht für Vertriebsteams. Statt physischer Telefone oder traditioneller Leitungen läuft alles über das Internet und über eine App, die du im Browser oder auf dem Handy öffnest.

Das Angebot ist simpel. Du buchst Telefonnummern, weist sie deinen Teammitgliedern zu und beginnst, Anrufe vom Computer mit einem Headset anzunehmen und zu führen. Jeder Anruf wird protokolliert, aufgenommen und einem Kontakt zugeordnet, sodass die Informationen in dein CRM fließen, ohne dass jemand etwas von Hand kopieren muss.

Es ist ein sehr beliebtes Tool bei Startups und KMU, weil es die Hürde des traditionellen Telefons wegnimmt. Keine Installationen, keine physischen Telefonanlagen, und die Einrichtung erledigst du an einem Nachmittag. Die Bewertung des Tools stuft es als einfach zu bedienen ein, und das stimmt: Wenn du weißt, wie man einen Videoanruf macht, kannst du Aircall nutzen.

Wofür ist Aircall da?

Aircall gibt deinem Vertriebs- oder Supportteam ein vollständiges, professionelles und messbares Telefonsystem. Im Alltag des B2B-Prospecting macht sich das an vier Fronten bemerkbar.

Die Anrufe des Teams organisieren

Jeder Agent hat seine Durchwahl, das Team teilt sich Nummern, um keine Anrufe zu verlieren, und Warteschlangen verteilen eingehende Anrufe an den richtigen Agenten. Wenn jemand beschäftigt ist, springt der Anruf zum nächsten, und wenn niemand antwortet, wird eine Nachricht aufgenommen und du bekommst die Benachrichtigung mit Transkription.

Gespräche aufzeichnen und transkribieren

Alle Anrufe werden automatisch aufgenommen und transkribiert. So kannst du Gespräche nachvollziehen, prüfen, welche Argumente funktionieren, und erkennen, welche Zusagen in jedem Anruf gemacht wurden, ohne nachfragen zu müssen. Für ein Vertriebsteam ist das Gold wert, weil die Informationen nicht mehr nur im Kopf jedes Verkäufers leben.

Die Leistung jedes Agents messen

Aircall erzeugt Echtzeit-Statistiken zu Anrufen: Dauer, Anzahl der Anrufe pro Agent, Antwortrate, Aktivitätsspitzenzeiten. Mit diesen Daten triffst du Personal- und Schichtentscheidungen auf Basis von Zahlen, nicht von Eindrücken.

Das CRM ohne Handarbeit speisen

Die CRM-Integration ist der Punkt, der die Erfahrung am meisten verändert. Aircall verbindet sich nativ mit den gängigsten CRMs, und jeder Anruf erzeugt automatisch eine Aktivität im Kontaktdatensatz. Der Agent sieht während des Gesprächs eine Akte mit der Kundenhistorie auf dem Bildschirm, mit den Daten, die du bereits gespeichert hattest. Wenn er auflegt, kann er eine Notiz hinterlassen, und der Anruf bleibt für immer mit dem Kontakt verknüpft.

Wie funktioniert Aircall?

Aircall funktioniert wie eine Telefonschicht über deinem Browser. Du registrierst dich, wählst deine Telefonnummern (lokal oder international) und verteilst sie an dein Team. Jeder Agent installiert die Desktop- oder Mobile-App, loggt sich ein und hat sofort seine operative Leitung.

Wenn ein Anruf eingeht, routet das System ihn nach den Regeln, die du konfiguriert hast. Du kannst eine automatische Begrüßung, ein Optionsmenü, eine Warteschlange mit Musik und eine Weiterleitung aufs Handy haben, wenn der Agent nicht in X Sekunden antwortet. Das alles konfigurierst du in einem Webpanel ohne Code.

Aufnahme und Transkription laufen standardmäßig. Nach jedem Anruf hast du Audio und Text in der Konversation verfügbar, mit der Möglichkeit, nach Schlüsselwörtern zu suchen. Das speist auch die Analysen: Das Panel zeigt Metriken pro Agent und Team in Echtzeit.

Wenn dein Prospecting-Ablauf Kanäle kombiniert, empfehle ich dir zu lesen, wie sich der Anruf mit Cold Email und mit der LinkedIn-Automatisierung ergänzt. Das beste Ergebnis kommt meist aus der Kombination der drei Kanäle, und der Anruf ist der mit der höchsten Konversionsrate, wenn der Kontakt schon ein paar vorherige Touchpoints hatte.

Was kostet Aircall 2026?

Aircall wird pro Lizenz und Monat bezahlt, mit einem Minimum von drei Lizenzen. Die Preise, die ich dir nenne, sind die der offiziellen Website bei jährlicher Abrechnung, der günstigsten Art zu buchen. Bei monatlicher Abrechnung steigt jeder Plan um etwa 20 Dollar pro Lizenz.

Es gibt eine kostenlose Testphase, mit der du das Team aufsetzen und echte Anrufe machen kannst, bevor du zahlst, und die solltest du als Erstes anfordern. Die Bewertung des Tools markiert den Einstiegspreis bei etwa 30 Dollar pro Nutzer und Monat, was dem Essentials-Plan bei Jahresabrechnung entspricht.

Der echte Preis liegt über der Gebühr, weil jede gebuchte Telefonnummer separat abgerechnet wird. Wenn du Nummern aus mehreren Ländern brauchst, um verschiedene Märkte anzurufen, addiere das auf die Rechnung. Für ein Team von fünf Personen liegt das Gesamtbudget meist zwischen 200 und 400 Dollar pro Monat, je nach Nummern und Plan.

Mein Rat ist, zuerst die kostenlose Testphase anzufordern, denn Aircall gehört zu den Tools, die entweder zu deiner Arbeitsweise passen oder nicht, und der Test sagt dir das in zwei Tagen. Setz dein Team auf, mach ein paar Testanrufe und schau, ob sich die CRM-Integration so verhält, wie du es erwartet hast.

Vor- und Nachteile von Aircall

Lohnt sich Aircall?

Für Vertriebsteams, die am Telefon leben, ja. Wenn du dutzende Anrufe am Tag machst und heute von einem privaten Handy oder einer veralteten Telefonanlage abhängst, gibt dir Aircall die investierte Zeit schon im ersten Monat zurück, vor allem durch die automatische Protokollierung und die CRM-Integration.

Es lohnt sich weniger, wenn du kaum anrufst. Wenn dein Prospecting hauptsächlich Cold Email ist und du vier Anrufe pro Woche machst, sind 30 Dollar pro Lizenz und Monat schwer zu rechtfertigen. In dem Fall reichen eine normale Handynummer und eine gute Notizführung.

Es ist auch nicht die günstigste Option für eine Agentur mit vielen Agents und knappem Budget, weil das Lizenzmodell große Teams bestraft. Wenn das dein Fall ist, findest du in der Anleitung zu Prospecting-Tools für Marketing-Agenturen Alternativen zum Vergleich.

Häufig gestellte Fragen

Braucht Aircall physische Telefone oder Installationen?

Nein. Alles läuft über das Internet: Anrufe gehen über den Browser, die Desktop-App oder die Mobile-App rein und raus. Du brauchst nur ein Headset und eine stabile Verbindung.

Kann man Aircall ohne CRM nutzen?

Ja, das Tool funktioniert ohne CRM einwandfrei. Was du verlierst, ist die automatische Protokollierung jedes Anrufs in der Kontaktakte, und genau dort liegt der größte Teil des Werts für ein Vertriebsteam.

Was kostet eine Telefonnummer bei Aircall?

Die Nummern werden getrennt von der Lizenz abgerechnet, und der Preis hängt vom Land und vom Nummerntyp ab (lokal, national oder gebührenfrei). Es gibt keinen Einheitstarif, also frag am besten vor dem Kauf ein Angebot mit den Ländern an, die du brauchst.

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