Cómo importar leads a Waalaxy sin errores: guía paso a paso

Qué significa importar leads a Waalaxy

Importar leads a Waalaxy es introducir en la herramienta las personas a las que quieres contactar, para que luego las campañas trabajen sobre ellas. Puedes hacerlo desde un archivo CSV, desde una búsqueda de LinkedIn o desde una búsqueda de Sales Navigator. Si la importación sale mal, la campaña entera se resiente, así que conviene hacerla bien desde el principio.

La buena noticia es que el proceso es sencillo. La mala es que la mayoría de errores se cometen en los detalles, sobre todo con el CSV. Vamos por partes.

Por qué una buena importación importa

Si quieres probarlo por ti mismo, crea una cuenta gratis en Waalaxy y sigue los pasos mientras lees.

Waalaxy trabaja sobre perfiles de LinkedIn. Para enviar una invitación necesita el enlace exacto del perfil de esa persona. Si el enlace está mal, la herramienta no encuentra a nadie. Si el nombre está mal, el mensaje personalizado sale con errores. Si hay duplicados, malgastas invitaciones en la misma persona dos veces.

Una importación limpia es la diferencia entre una campaña que arranca sola y una que te pasas la mañana arreglando desastres. Por eso dedico un rato a dejar la lista bien antes de tocar nada más.

Los métodos de importación

Waalaxy te deja importar leads desde varias fuentes, y cada una tiene su momento.

1. Desde una búsqueda de LinkedIn

Este es el método más rápido si aún no tienes lista propia. Haces una búsqueda normal en LinkedIn, por ejemplo "responsables de marketing en Madrid", y copias la URL de la página de resultados. Esa URL la pegas en Waalaxy y la herramienta extrae los perfiles que aparecen.

Tiene un límite: LinkedIn solo te muestra las primeras páginas de resultados sin cuenta premium, así que el número de perfiles que puedes sacar por esta vía está acotado. Aun así, para empezar es más que suficiente.

2. Desde Sales Navigator

Si tienes LinkedIn Sales Navigator, el camino es parecido pero con más potencia. Puedes importar una búsqueda guardada o pegar directamente la URL de una búsqueda de Sales Navigator. La ventaja es que Sales Navigator te deja filtrar con mucha más precisión, por sector, tamaño de empresa o cargo.

Este es el método que recomiendo si vas en serio con la prospección. La calidad de la lista que obtienes no tiene nada que ver con la de una búsqueda normal.

3. Desde un archivo CSV

El CSV es el comodín. Si ya tienes una base de datos propia, un listado sacado de otra herramienta o una hoja de cálculo con contactos, la subes y listo. Es el método más potente porque no dependes de lo que LinkedIn te deje ver.

También es el que más falla si no preparas el archivo como toca. Le dedico el apartado siguiente entero.

4. Desde otras fuentes

Waalaxy también deja importar a las personas que han comentado o reaccionado a una publicación de LinkedIn, a los asistentes de un evento o a los miembros de un grupo. Son fuentes más específicas, pero muy útiles cuando quieres dirigirte a gente que ya ha mostrado interés en un tema concreto.

Cómo importar un CSV paso a paso

Este es el flujo que yo sigo y el que te va a ahorrar disgustos.

1. Prepara las columnas

El CSV necesita una columna por dato, separadas por comas. Las columnas importantes son el nombre, el apellido y, sobre todo, la URL del perfil de LinkedIn. Sin la URL del perfil, Waalaxy no puede hacer nada, porque es el dato que usa para localizar a la persona.

Puedes añadir más columnas si quieres: empresa, cargo, email. Cuantas más metas, más variables tendrás para personalizar los mensajes. Pero la URL es la que no puede faltar.

2. Cuida el formato

Usa la primera fila para los nombres de las columnas y asegúrate de que el archivo se guarda en formato UTF-8. Si usas Excel en español, al exportar puede que te añada punto y coma como separador en vez de comas, y eso rompe la importación. Revisa el separador antes de subirlo.

Ojo con los caracteres especiales. Los nombres con acentos o con la letra eñe se importan bien si el archivo está en UTF-8. Si ves símbolos raros en vez de acentos, es que el formato está mal.

3. Sube el archivo a Waalaxy

En el apartado de leads de Waalaxy eliges importar y seleccionas el archivo. La herramienta te muestra una vista previa para que compruebes que las columnas se han asignado bien antes de confirmar. Es el momento de revisar que la columna de la URL del perfil se ha reconocido como tal.

4. Revisa y limpia la lista

Una vez importados, dedica un minuto a revisar. Comprueba que no hay duplicados, que las URLs cargan bien y que el número de leads coincide con lo que esperabas. Si algo no cuadra, es más fácil arreglarlo ahora que a mitad de campaña.

Los errores más comunes

El error número uno es no incluir la URL del perfil de LinkedIn en el CSV. Sin ella la importación se queda a medias o directamente falla.

El segundo es el separador incorrecto. Ya lo he dicho, pero es tan frecuente que merece repetirse. Un CSV que Excel ha exportado con punto y coma en vez de comas no se importa bien.

El tercero son los duplicados. Si tu lista viene de varias fuentes, es fácil que una persona aparezca dos veces. Waalaxy consume invitaciones por lead, así que los duplicados te hacen gastar de más.

El cuarto es no revisar la vista previa. Es el filtro que te salva de los tres errores anteriores, y la gente tiende a saltárselo por las prisas.

Qué haces después de importar

Con la lista cargada, el siguiente paso es crear la campaña y lanzarla. Te explico la mecánica completa en mi artículo sobre qué es Waalaxy y cómo funciona, pero el resumen es este: creas una campaña con su editor visual, le dices qué acciones ejecutar y sobre qué leads, y la dejas correr.

Antes de lanzar, comprueba que el número de invitaciones que vas a enviar no supera tu límite. El plan gratuito de Waalaxy incluye 50 invitaciones al mes, así que si has importado doscientos leads, la campaña irá enviando poco a poco y se quedará parte de la lista para el mes siguiente. No es un error, es el límite haciendo su trabajo.

Veredicto

Importar leads a Waalaxy es un proceso sencillo, pero la mayoría de los fallos se evitan antes de pulsar el botón de importar. Una lista con la URL del perfil bien puesta, sin duplicados y con el formato correcto es el noventa por ciento del trabajo.

Dedica esos minutos a preparar el CSV o a elegir bien la búsqueda de Sales Navigator. Te lo agradecerás cuando la campaña arranque sola y no tengas que andar corrigiendo errores a medio camino.

Si aún no tienes cuenta, puedes probar Waalaxy gratis y hacer la primera importación hoy mismo.

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